An Phát CK - Nhà phân phối nhãn hàng Pepsi

I. Giới thiệu về Công ty An Phát CK

An Phát CK là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực phân phối, với bề dày gần 20 năm kinh nghiệm làm việc cùng các hãng nước giải khát lớn trên thế giới như Coca Cola, Pepsi.

• Vị thế: Hiện An Phát CK là Nhà phân phối chính thức của Công ty Pepsi Vietnam (Pepsico) tại địa bàn TP.HCM.
• Quy mô: Hơn 2000 khách hàng, doanh số bán hàng hàng tháng đạt hàng tỷ đồng, xử lý vài trăm đơn hàng mua và bán mỗi ngày.

II. Bài toán Quản trị và những "Điểm Đau" Cần Giải Quyết

Với khối lượng giao dịch và mạng lưới khách hàng khổng lồ, An Phát CK đối mặt với những thách thức quản trị ngày càng lớn mà các hệ thống hiện tại không thể đáp ứng.

1. Hạn chế về Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management)

Hệ thống DMS do PEPSICO cung cấp chỉ đáp ứng giao dịch giữa nhà sản xuất và nhà phân phối (B2B), nhưng hoàn toàn thiếu tính năng cho chu trình kinh doanh nội bộ và B2B/B2C của An Phát CK:

• Quản lý Tồn kho Phức tạp: Không tối ưu hóa được quy trình nhập/xuất/kiểm kê kho cho hàng trăm mặt hàng khác nhau. Không hỗ trợ các phương pháp định giá tồn kho chuyên sâu (như FIFO/LIFO/Bình quân gia quyền) theo yêu cầu kế toán.
• Tích hợp Kế toán - Bán hàng rời rạc: Việc lập đơn hàng bán và quản lý công nợ, doanh thu, và sổ sách kế toán phải thực hiện thủ công hoặc trên các phần mềm riêng biệt, dẫn đến số liệu không đồng bộ và sai sót.
• Quản trị Đơn hàng Bán: Thiếu tính năng theo dõi chi tiết trạng thái đơn hàng từ lúc đặt (từ 2000 khách hàng) đến lúc giao hàng cuối cùng, gây khó khăn cho việc tra soát và hỗ trợ khách hàng.

2. Sự bế tắc của Hệ thống "May đo" 10 năm tuổi

Phần mềm tự phát triển, được thiết kế theo yêu cầu tại từng thời điểm, đã trở thành rào cản lớn nhất:

• Kiến trúc Lạc hậu: Thiết kế không chuẩn mực khiến việc nâng cấp, tích hợp công nghệ mới (như Mobile App cho Salesman, BI/Analytics) là gần như không thể.
• Chi phí Mở rộng Cao: Mỗi lần phát sinh nhu cầu kinh doanh mới là một lần phải trả chi phí phát triển module mới với rủi ro cao về tính ổn định.
• Thiếu Tầm nhìn Dài hạn: Không thể hỗ trợ các nghiệp vụ quản trị hiện đại, như Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Quản lý Kho bằng mã vạch (WMS) chuyên sâu.

III. Quyết định Chiến lược: Lựa chọn Giải pháp Fast ERP

Với những bài học kinh nghiệm về chi phí và rủi ro của giải pháp "tự phát triển", lãnh đạo An Phát CK đã đặt ra những tiêu chí cực kỳ khắt khe khi lựa chọn giải pháp mới:

1. Giải pháp Toàn diện (ERP): Phải tích hợp từ Mua hàng $\rightarrow$ Kho $\rightarrow$ Bán hàng $\rightarrow$ Kế toán $\rightarrow$ Nhân sự trên một nền tảng duy nhất.
2. Đã được Chứng minh (Proven Solution): Ưu tiên các giải pháp có uy tín trên thế giới và đã được chứng minh tính hiệu quả tại nhiều doanh nghiệp lớn.
3. Tương thích Ngành Phân phối: Có sẵn các tính năng đặc thù của ngành nước giải khát (quản lý khuyến mại phức tạp, quản lý vỏ chai, vỏ keg, v.v.).
4. Đối tác Am hiểu: Lựa chọn đối tác Spacesoft, người vừa có kinh nghiệm chuyên sâu trong ngành, vừa có địa bàn hoạt động tại TP.HCM, đảm bảo hỗ trợ triển khai và hậu mãi tốt nhất.

Lựa chọn Cuối cùng: Giải pháp Fast ERP của Spacesoft.

IV. Giải pháp Fast ERP: Lời Giải Toàn Diện

Fast ERP đã cung cấp một kiến trúc vững chắc và các module nghiệp vụ chuyên sâu, giải quyết triệt để các "điểm đau" của An Phát CK:

Năng lực Triển khai của Spacesoft

Fast ERP đã cung cấp kiến trúc vững chắc và các module nghiệp vụ chuyên sâu, nhưng yếu tố quyết định sự thành công của dự án chính là năng lực triển khai và tùy chỉnh của đối tác Spacesoft.

1. Khả năng Tùy chỉnh (Customization) cho Nghiệp vụ Đặc thù

An Phát CK hoạt động trong ngành phân phối nước giải khát với nhiều tính năng rất đặc thù mà các phần mềm đóng gói thông thường khó đáp ứng được (ví dụ: quản lý chiết khấu lũy tiến phức tạp theo volume, quản lý vòng đời vỏ chai/vỏ keg, các chương trình khuyến mại linh hoạt của Pepsico).

Spacesoft đã thể hiện điểm mạnh vượt trội của mình là khả năng tùy chỉnh phần mềm Fast ERP theo yêu cầu của An Phát một cách nhanh chóng. Dù Công ty đòi hỏi nhiều tính năng chi tiết và phức tạp, đội ngũ Spacesoft vẫn đảm bảo tính năng được bổ sung không làm phá vỡ kiến trúc chuẩn của ERP, giữ vững được tính ổn định và khả năng nâng cấp về sau của hệ thống.

2. Tương thích Hệ thống và Chuyển đổi Dữ liệu Hiệu quả

Một trong những thách thức lớn nhất của mọi dự án ERP là việc chuyển đổi dữ liệu khổng lồ từ hệ thống cũ và đảm bảo tính tương thích với các hệ thống bên ngoài.

• Tương thích DMS: Nhờ vào việc Fast ERP được xây dựng với kiến trúc theo tiêu chuẩn chung của ngành phân phối, khả năng tương thích của nó với hệ thống DMS (Distributer Managing System) do PEPSICO cung cấp là rất tốt. Điều này giúp tối ưu hóa luồng dữ liệu hai chiều: dữ liệu mua hàng và bán hàng tổng hợp được luân chuyển thông suốt giữa nhà sản xuất và nhà phân phối.
• Chuyển đổi Dữ liệu: Quá trình chuyển đổi hàng chục năm dữ liệu khách hàng, tồn kho, và công nợ từ phần mềm cũ sang Fast ERP được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả. Spacesoft đã quản lý khâu này một cách khoa học, giảm thiểu rủi ro gián đoạn kinh doanh và đảm bảo An Phát CK có thể vận hành ổn định ngay từ ngày đầu tiên sử dụng hệ thống mới.

V. Kết quả Triển khai và Đánh giá

Thời gian triển khai:

• Thời gian triển khai: 6 tháng cho toàn bộ dự án từ lúc thu thập nhu cầu, phân tích GAP, tùy chỉnh phần mềm, UAT đến triển khai sử dụng chính thức.

Đánh giá của Khách hàng (Lãnh đạo An Phát CK):

• "Việc thay thế một hệ thống đã gắn bó 10 năm là quyết định khó khăn. Tuy nhiên, Fast ERP đã chứng minh được sự vượt trội về mặt kiến trúc và tính năng chuyên sâu cho ngành phân phối. Quan trọng nhất, Spacesoft đã giúp chúng tôi thống nhất toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, giảm thiểu sai sót và nâng cao đáng kể tốc độ ra quyết định của Ban lãnh đạo. Chúng tôi đã có thể tập trung vào mở rộng thị trường thay vì lo lắng về hệ thống quản trị."