Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình mua hàng và các tính năng có liên quan trên hệ thống Fast ERP. Phân hệ để sử dụng là Quản lý Bán hàng (Đơn hàng Bán - Sale Order), thường được gọi là phân hệ Đơn hàng Bán hoặc Đề xuất Thương mại trước, sau đó là Đơn hàng Bán.
🚀 Giới thiệu chung về Phân hệ Quản lý Bán hàng (Đơn hàng Bán)
Phân hệ Đơn hàng Bán trong Fast ERP giúp bạn quản lý toàn bộ quy trình từ khi khách hàng yêu cầu báo giá/đề xuất, cho đến khi chốt đơn hàng và chuyển sang giai đoạn giao hàng/xuất hóa đơn.
- Đề xuất Thương mại: Là văn bản gửi cho khách hàng thể hiện thông tin các sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp cùng với giá cả.
- Đơn hàng Bán (Sale Order): Là tài liệu chính thức xác nhận việc đặt mua hàng hóa/dịch vụ của khách hàng, dựa trên đề xuất thương mại đã được chấp nhận.
⚙️ Các bước Cơ bản trong Phân hệ Quản lý Bán hàng
Quy trình chuẩn thường bao gồm các bước sau:
1. 📝 Tạo Đề xuất Thương mại (Commercial Proposal)
Đề xuất thương mại (hay báo giá) là bước đầu tiên để ghi nhận yêu cầu của khách hàng.
- Truy cập: Menu Đề xuất Thương mại (hoặc Quản lý Khách hàng (CRM) tùy cấu hình).
- Tạo mới: Nhấn nút Tạo một đề xuất thương mại mới.
- Điền thông tin:
- Khách hàng: Chọn khách hàng từ danh sách (nếu chưa có, bạn cần tạo mới trong phân hệ Bên thứ ba).
- Ngày tạo, Ngày hiệu lực: Thiết lập các mốc thời gian quan trọng.
- Tham chiếu nội bộ: Mã số tham chiếu do bạn tự đặt (tùy chọn).
- Điều khoản thanh toán, Phương thức thanh toán: Chọn từ danh sách đã cấu hình. - Thêm sản phẩm/dịch vụ: Sau khi đề xuất được tạo, nhấn vào tab Sản phẩm/Dịch vụ và thêm các mặt hàng cần báo giá, bao gồm số lượng, giá bán, và thuế
- Xác nhận: Thay đổi trạng thái sang Đã xác nhận (Validated)
- Gửi cho Khách hàng: Nhấn Tạo PDF để tạo tài liệu và gửi cho khách hàng.
________________________________________
2. ✍️ Chuyển Đề xuất thành Đơn hàng Bán (Sale Order)
Khi khách hàng chấp nhận đề xuất, bạn sẽ chuyển đổi nó thành Đơn hàng Bán.
• Mở Đề xuất: Truy cập lại đề xuất thương mại đã được xác nhận.
• Chuyển đổi: Nhấn nút Chuyển thành đơn hàng.
• Đơn hàng Bán mới: Hệ thống sẽ tự động tạo một Đơn hàng Bán mới với các thông tin đã có từ đề xuất.
• Xác nhận Đơn hàng: Nhấn nút Xác nhận (Validate) để chính thức ghi nhận đơn hàng.
________________________________________
3. 📦 Xử lý Đơn hàng Bán
Sau khi Đơn hàng Bán đã được xác nhận, bạn cần thực hiện các hành động tiếp theo.
- Giao hàng (Shipping):
- Tạo Phiếu giao hàng: Từ Đơn hàng Bán, nhấn nút Tạo phiếu giao hàng (hoặc Tạo lô hàng).
- Điều chỉnh: Chọn kho xuất hàng và điều chỉnh số lượng thực tế giao (nếu cần).
- Xác nhận: Xác nhận phiếu giao hàng, hệ thống sẽ tự động trừ kho (nếu phân hệ Kho hàng được bật). - Lập hóa đơn (Invoicing):
- Tạo Hóa đơn: Từ Đơn hàng Bán, nhấn nút Tạo một hóa đơn (hoặc Lập hóa đơn).
- Kiểm tra: Đảm bảo các thông tin như số lượng, giá, thuế là chính xác.
- Xác nhận Hóa đơn: Xác nhận hóa đơn để ghi nhận doanh thu và công nợ.
________________________________________
4. 🔄 Quản lý và Theo dõi
- Theo dõi trạng thái: Trạng thái của Đơn hàng Bán sẽ được cập nhật tự động (ví dụ: từ Đã xác nhận sang Đang giao hàng hoặc Đã được lập hóa đơn toàn bộ).
- Xem danh sách: Sử dụng menu Đơn hàng Bán để xem danh sách tất cả đơn hàng, áp dụng bộ lọc theo trạng thái, khách hàng, hoặc nhân viên bán hàng.
- Báo cáo: Sử dụng phân hệ Báo cáo/Thống kê để phân tích hiệu suất bán hàng dựa trên dữ liệu đơn hàng.
Comments