Việc quản lý mua hàng là một phần không thể thiếu trong hệ thống ERP, bài viết này sẽ giới thiệu các tính năng chi tiết về Quy trình Mua hàng (Purchasing) trên hệ thống Fast ERP.
Quy trình này thường được thực hiện qua các bước chính sau: Đề xuất Mua hàng (nếu có) → Đơn đặt hàng Nhà cung cấp → Nhận hàng vào Kho → Lập Hóa đơn Nhà cung cấp → Thanh toán.
Quy trình Mua hàng (Purchasing) trên Fast ERP
1. Thiết lập Cần thiết (Prerequisites)
Để quy trình mua hàng hoạt động, bạn cần kích hoạt các mô-đun và thiết lập dữ liệu nền sau:
- Mô-đun (Modules): Kích hoạt các mô-đun Sản phẩm (Products), Bên thứ ba (Third Parties), Kho hàng (Stock), và Đơn đặt hàng (Purchase Orders).
- Dữ liệu nền:
- Nhà cung cấp: Tạo các nhà cung cấp trong phân hệ Bên thứ ba (Third Parties) và đánh dấu họ là Nhà cung cấp.
- Sản phẩm/Dịch vụ: Tạo các mặt hàng bạn cần mua trong phân hệ Sản phẩm/Dịch vụ.
2. Tạo Đơn đặt hàng Nhà cung cấp (Supplier Order)
Đây là bước chính thức để đặt hàng với Nhà cung cấp.
| Bước | Hành động | Mô tả |
|---|---|---|
| 1. Truy cập | Chọn menu Mua hàng (Purchases) hoặc Đơn đặt hàng (Orders) (tùy theo phiên bản và cấu hình). | |
| 2. Tạo mới | Nhấn nút Đơn đặt hàng mới (New Supplier Order). | |
| 3. Điền thông tin | - Nhà cung cấp: Chọn Nhà cung cấp từ danh sách (đã tạo ở bước 1). | |
| - Ngày tạo, Ngày giao hàng dự kiến: Thiết lập các mốc thời gian. | ||
| - Kho nhận hàng: Chọn Kho (Warehouse) nơi hàng hóa sẽ được nhập sau khi nhận. | Quan trọng để quản lý tồn kho. | |
| 4. Lưu nháp | Nhấn nút Tạo bản nháp (Create Draft). | Đơn hàng được tạo ở trạng thái nháp. |
| 5. Thêm Mặt hàng | Trong trang chi tiết đơn hàng, sử dụng tab Sản phẩm/Dịch vụ để thêm các mặt hàng, số lượng và giá mua (đã thương lượng). | |
| 6. Xác nhận | Sau khi kiểm tra, nhấn nút Xác nhận (Validate). | Đơn hàng chuyển sang trạng thái Đang chờ nhận hàng (Waiting for receipt). |
| 7. Gửi cho NCC | Nhấn nút Tạo PDF và Đánh dấu là đã gửi để ghi nhận việc gửi đơn hàng cho Nhà cung cấp. |
3. Nhận hàng vào Kho (Receipt of Goods)
Khi Nhà cung cấp giao hàng, bạn cần ghi nhận hàng hóa vào kho.
| Bước | Hành động | Mô tả |
|---|---|---|
| 1. Truy cập Đơn hàng | Mở Đơn đặt hàng Nhà cung cấp đã xác nhận. | |
| 2. Ghi nhận Nhận hàng | Nhấn nút Tạo phiếu nhận hàng (Create a receiving). | |
| 3. Kiểm tra số lượng | Fast ERP sẽ liệt kê các mặt hàng cần nhận. Bạn điều chỉnh số lượng nếu số lượng thực tế nhận được khác với số lượng đặt hàng. | Ví dụ: Đặt 10, chỉ nhận 8. |
| 4. Xác nhận Nhận hàng | Nhấn nút Xác nhận (Validate). | Hệ thống sẽ tự động: 1. Ghi nhận Phiếu nhận hàng. 2. Cộng số lượng hàng hóa thực tế nhận vào kho đã chọn. 3. Cập nhật trạng thái Đơn đặt hàng sang Đã nhận hàng một phần/hoàn toàn. |
4. Lập Hóa đơn Nhà cung cấp và Thanh toán
Sau khi nhận hàng, Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho bạn.
4.1. Lập Hóa đơn Nhà cung cấp (Supplier Invoice)
| Bước | Hành động | Mô tả |
|---|---|---|
| 1. Tạo Hóa đơn | Từ Đơn đặt hàng Nhà cung cấp (hoặc trực tiếp từ menu Hóa đơn/Công nợ Nhà cung cấp), nhấn nút Tạo hóa đơn nhà cung cấp (Create Supplier Invoice). | |
| 2. Nhập dữ liệu | Điền các thông tin từ hóa đơn giấy của Nhà cung cấp: Số hóa đơn của Nhà cung cấp, Ngày hóa đơn và Số tiền (đã bao gồm thuế). | |
| 3. Xác nhận | Nhấn nút Xác nhận (Validate). | Hóa đơn được ghi nhận vào hệ thống kế toán, trạng thái chuyển sang Đang chờ thanh toán (Awaiting payment), tạo ra Công nợ phải trả (Accounts Payable). |
4.2. Ghi nhận Thanh toán
| Bước | Hành động | Mô tả |
|---|---|---|
| 1. Thanh toán | Trên trang chi tiết Hóa đơn Nhà cung cấp, nhấn nút Thanh toán (Pay). | |
| 2. Điền thông tin | - Ngày Thanh toán: Ngày thực tế bạn thanh toán tiền. | |
| - Số tiền: Số tiền đã thanh toán. | ||
| - Tài khoản: Chọn tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt bạn dùng để thanh toán. | ||
| 3. Hoàn tất | Nhấn Thêm thanh toán (Add Payment). | Công nợ được tất toán. Hóa đơn chuyển trạng thái sang Đã thanh toán (Paid). |
Comments